VERIFICACIÓN DE DEBERES FORMALES

 Cuando ocurre una fiscalización en una empresa esta puede presentarse de dos maneras, o mejor decir, de dos tipos de procedimientos:

1.-Fiscalización de Verificación de Deberes Formales

2.-Fiscalización de Fondo

La Fiscalización de Deberes Formales en una empresa busca precisamente verificar el cumplimiento de los Deberes Formales del contribuyente, los cuales están contemplados en el Código Orgánico Tributario. Además de verificar el cumplimiento de los Deberes Materiales, ya que existen Deberes Formales que en su cumplimiento derivan o acarrean el compromiso de un pago de un tributo.

La Verificación de Deberes Formales se debe llevar a cabo en el domicilio del contribuyente, el cual es el mismo que está en la información del RIF de la empresa.

Dentro del procedimiento existe la verificación de la existencia de la Cartelera Fiscal y de los documentos contentivos en ella, estos son: R.I.F. actualizado, última Declaración ISLR, última Declaración IVA.

Luego una vez verificada el Acta de Requerimiento, esta debe contener lo que se le solicita al contribuyente durante el proceso de verificación.

El Código Orgánico Tributario establece en el Capítulo II, los Ilícitos Formales y por supuesto son los que el contribuyente debe cumplir ya que son los numerales que son susceptibles a ser solicitados durante una fiscalización. 

El Artículo 99 los enumera:

1. Inscribirse en los registros exigidos por las normas tributarias respectivas.

2. Emitir, entregar o exigir comprobantes y conservar facturas y otros documentos.

3. Llevar libros o registros contables o especiales.

4. Presentar declaraciones y comunicaciones.

5. Permitir el control de la Administración Tributaria.

6. Informar y comparecer ante la Administración Tributaria.

7. Acatar las órdenes de la Administración Tributaria, dictadas en uso de sus facultades.  

8. Obtener la respectiva autorización de la Administración Tributaria para ejercer la industria, el comercio y la importación de especies gravadas, cuando así lo establezcan las normas que regulen la materia. 

9. Cualquier otro deber contenido en las normas de carácter tributario.

Los detallamos así:

Para el numeral 1, toda persona jurídica (para el caso de nuestro tema) debe inscribirse en el Registro de Información Fiscal (Artículo 100, Código Orgánico Tributario). Es decir, obligatoriamente debe tener un R.I.F., y no solo tenerlo: debe mantenerlo actualizado y exhibido.

Para el numeral 2, las empresas en sus operaciones deben conservar de manera ordenada y prolija toda la documentación y facturas y que estas cumplan con los requerimientos de la Administración Tributaria. (Artículo 101, Código Orgánico Tributario)

Para el numeral 3, las empresas deben llevar los libros contables al día (no deben tener atraso superior a un mes, Articulo 102 Código Orgánico Tributario, numeral 5).

Además dependiendo de su calificación debe llevar una Relación de Compras y una Relación de Ventas, Gaceta Oficial No. 37.661, de fecha 31 de marzo de 2003, numeral 3 (Contribuyente Formal) o un Libro de compras y un Libro de Ventas, Capitulo II, Libros de Contabilidad, Reglamento Ley de IVA  (Contribuyente Ordinario).

Para el numeral 4, se refiere a que el contribuyente debe presentar dentro del lapso establecido la Declaración de IVA, Declaración de ISLR, Declaración de Retención ISLR e inclusive, para los Contribuyentes calificados especiales, estos deben presentar la Declaración de Retención IVA, todas estas aunque estén en situación de inactividad. Artículo 103, Código Orgánico Tributario.

El numeral 5, se amplía en el Artículo 104 del Código Orgánico Tributario. Igualmente el numeral 6 de este artículo se establece en el Artículo 105 del Código Orgánico Tributario.

En términos generales una fiscalización de Deberes Formales pretende constatar o verificar el cumplimento de los deberes formales a los cuales está sujeto el contribuyente.

El incumplimiento de uno de los deberes formales que sean solicitados en el acta de requerimiento es motivo de sanción, según lo establecido en el Código Orgánico Tributario.

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